اهم شرح وظایف مسئول دبیرخانه:

1- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آن ها در دفاتر مربوط

2- تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آن ها

3- تهیه صورت مایحتاج اداری کارمندان و تدارک و توزیع آن ها

4- تنظیم دفتر آمار کارکنان

5- تهیه گزارشات مورد لزوم جهت مقام مافوق

6- امور بایگانی

7- حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق، اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی 

8- فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده

9- پیوست کردن پرونده ها با سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور